Mirando hacia las oficinas de 2023

Hemos pasado unos años complicados debido a la pandemia que ha asolado el mundo. La mayoría de las empresas han pasado del trabajo presencial al teletrabajo de un día para otro, sin estar preparadas y adaptándose como han podido ha ello. A medida que han ido pasando los meses, los empleados y las empresas han sabido encontrar la forma de no parar y de adaptarse al teletrabajo. Primero empezaron trabajando en la mesa del comedor de forma provisional, hasta que se dieron cuenta que esta situación pasaba de un corto espacio a un largo tiempo y se adaptaron espacios de casa como verdaderas oficinas, con mobiliario de oficina, con sillas ergonómicas de oficina. Por suerte la pandemia se ha reducido y se empieza a vislumbrar atisbos de mejora, con lo que los trabajadores están volviendo a las oficinas.

En muchas empresas se ha instalado el teletrabajo o mejor dicho el trabajo híbrido (combinación entre teletrabajo y presencial), lo que si está claro es que aquellos trabajadores que vuelven a la oficina lo hacen con una mentalidad diferente, esperando que el diseño de sus oficinas se adapte a estas nuevas necesidades laborales que se han creado post pandemia.

Las empresas se han dado cuenta que sus estrategia y protocolos de actuación están desfasados con la nueva realidad, se necesita implementar una nueva forma de trabajar mas dinámica y con una gestión más ágil. Eso se consigue en la creación de nuevos espacios de trabajo flexibles e interactivos, que permita la unión perfecta entre los trabajadores en remoto y los presenciales.

Empresas como DesignBcn tenemos la increíble oportunidad de reinventar el lugar de trabajo para ayudar a las empresas y trabajadores a que se adapten y aprovechen las nuevas oportunidades que nos brinda esta post pandemia.

Evolucionando espacios de trabajo

Los modelos híbridos de trabajo se han convertido en la mayoría de las soluciones para las empresas, ya que combinan tanto el modelo presencial como el modelo de teletrabajo. Muchas empresas obligan a sus trabajadores a realizar un mínimo de días en la oficina, por el contrario, otras empresas permiten total libertad a sus empleados para elegir donde trabajar.

Esto nos puede hacer llevar que tarde o temprano las oficinas desaparecerán ya que la mayoría de los trabajadores querrá trabajar desde casa, pero en DesignBcn no estamos de acuerdo con esa afirmación, por varios motivos.

• Por mucho que hayamos equipado nuestras casas con mobiliario de oficina, una buena silla ergonómica de oficina nunca podremos tener las mismas comodidades que en nuestra propia oficina.
• Si nuestro trabajo se basa principalmente o en gran parte en trabajo colaborativo, es mucho más sencillo poderlo realizar en el mismo espacio de trabajo, que no realizarlo por medio de video conferencia.
• Si nuestra oficina se ha actualizado a la nueva realidad, adaptando los espacios con mobiliario de colectividades, que permita una polivalencia máxima, si se ha modernizado el mobiliario de oficina y conseguimos aportar una mejor experiencia de trabajo, esto nunca lo podremos conseguir en un espacio reducido en nuestra casa.

Como debe ser nuestra nueva oficina para conseguir una mejor aceptación de nuestros trabajadores.

En las nuevas oficinas veremos menos espacios de trabajo al uso, menos mesas de oficina personales con un único usuario. Por contrario podremos apreciar muchas más zonas de trabajo colaborativo, espacios de reunión bien sea de forma formal o de forma informal. Pasamos de oficina que disponían de salas para reunirse a oficina que permiten el trabajo conjunto entre los trabajadores “reunirse para trabajar en equipo”.

Pongamos un ejemplo caro de donde venimos y hacia donde vamos.

Pasamos de un modelo en el que cada empleado disponía de una mesa de oficina personal donde tenía la foto de la familia a otro donde no hay una mesas de trabajo por persona, ya que nunca están todos los trabajadores haciendo trabajo en la oficina, eso quiere decir que las mesas se comparten, con lo que aparece en escena las taquillas de oficina, ya que son lugares donde los empleados pueden dejar sus pertenecías, ya que la la mesas de oficina que ocupen ese día debe quedar limpia para el siguiente usuario que la pueda ocupar al día siguiente. Con esta forma de trabajar ahorramos tanto en mobiliario de oficina, como en superficie que debe ocupara la oficina ya que nunca coinciden todos los trabajadores a la vez, por contrapartida esto nos obliga a rediseñar el espacio de trabajo y equiparlo con más zonas de trabajo colaborativo, más zonas que permita una interconexión entre el trabajador a remoto y el presencial.

DeignBcn cuando realiza una reforma de oficina para adaptar las oficinas a los nuevos conceptos, apuesta por aumentar exponencialmente estos espacios colaborativos, frente a los unipersonales. Si que es verdad que este modelo puede tener como peligro, que cuando algún trabajador necesite un espacio personal para concentrarse o realizar llamadas no se sienta cómodo en este espacio tan interconectado con los demás, por eso siempre disponemos de zonas de trabajo personal con mobiliario acústico que nos ayude a concéntranos y a aislarnos de ruido general.

Como planteamos la reforma de oficina

Nuestro equipo de diseño de interiores divide la oficina en 4 espacios diferentes y en función de las necesidades particulares del cliente, estos espacios ocupan más o menos extensión dentro de total de metros cuadrados que dispone la oficina.

• Espacio de tránsito: Estos espacios son los que se encuentran entre una zona y otra, nos sirven para los encuentros más esporádicos por ejemplo la zona de la recepción, la zona de softseating, corner café.
• Espacio ruidoso: Esta zona es la que se utiliza para el trabajo colaborativo en la oficina, como las zonas de reunión, la sala de trabajo general. En esta zona intentamos disponer de mobiliario de oficina acústico, como los paneles fonoabsorbentes para intentar minimizar el ruido que genera el trabajo en equipo.
• Espacio calmo: Estos espacios están diseñados para el trabajo individual, para realizar aquel que requiere de una mayor concentración. Como las cabinas unipersonales, la biblioteca.

La versatilidad que puede dotar una empresa que disponga la distribución de su oficina basada en estas tres zonas es máxima, ya que cada trabajador puede escoger donde quiere trabajar en función de la actividad que tenga que realizar en cada momento.

Pasaremos a explicar más en profundidad las diferentes zonas en las que basamos nuestros diseños de oficinas a la hora de realizar una distribución de zonas en la oficina.

• Recepción: Debemos prestar mucho interés en crear un espacio de recepción adecuado a nuestra empresa, ya que es la primera imagen que se lleva tanto un cliente, como un proveedor como nuestro personal ya que es la primera de las imágenes cuando llegan a nuestra oficina. Siempre se ha dicho que la primera impresión es la que cuenta y que cambiar esta primera impresión cuesta mucho más. Por eso una buena recepción tiene que transmitir la cultura corporativa de nuestra empresa. Muchas empresas han optado por aumentar el espacio de recepción dotado a esta de zona de soft seating, corner café, mobiliario de colectividades debido a la pandemia, esta zona es la única que pueden acceder la mayoría de los visitantes, con son los trabajadores los que salen a estos espacios a interactuar con clientes, proveedores.

Por ello estas zonas se han convertido en escenario perfecto para la celebración de reuniones que requieren poca privacidad, es decir son espacios perfectos para la socialización entre personas de fuera y dentro de la empresa.

Antiguamente la recepción tenia la función de recepcionar y distribuir el flujo de personas que venía a la empresa, así como dar la bienvenida a los trabajadores de la empresa.

En el nuevo concepto se ha convertido en un espacio social, si hiciéramos un símil con nuestra vivienda sería como el portal de casa, que efectivamente sirve para entrar en tu casa, pero que también sirve para pequeñas charlas con los vecinos.

Por supuesto este cambio se produce si la recepción esta preparada para ello, ya que para interactuar necesitamos estar cómodos y disponer del mobiliario de oficina adecuado para llevarlo a cabo.

Otro de los aspectos principales de la recepción es: Tu marca empieza en la recepción”

La imagen corporativa debes ser una parte protagonista del diseño de la recepción para conseguir una imagen de marca desde el primer minuto de contacto. Cuando las visita, los empleados o proveedores entran en nuestra oficina debe mostrarla la cultura de la empresa, por ejemplo si la empresa esta enfocada al publico más joven, moderno y desenfadado la recepción tiene que ser dinámica, informal, con colores atrevidos, por el contrario si la empresa esta enfocada a dar servicio a gente más mayor y sus valores son la seriedad, la elegancia o las relaciones sociales, esta debe transmitir estos valores por mediación por ejemplo de materiales más nobles, colores más neutros.

Por supuesto una recepción no se compone solamente del mobiliario de oficina o de la sillería de oficina, el logo, el aroma son partes importantes a la hora de transmitir los valores de una empresa. Muchas empresas han creado su propia fragancia para que asociemos un olor con una empresa.

• La zona de conexión: En las grandes empresas se crean este tipo de zonas para unir los diferentes grupos de trabajadores, son zonas de paso entre diferentes grupos de trabajo donde se concentra gran flujo de trabajadores, lo que permite los encuentros esporádicos que nos lleva a una mayor interrelación de los trabajadores, en estas zonas ubicamos mesas de oficina altas con taburetes, monitores con conexión a internet, para favoreces esas reuniones esporádicas.

En las empresas de menos tamaño estas zonas se crean bien sean con salas de juntas polivalentes pequeñas, o corner café repartidos por las oficinas, ya que con menos espacio disponible se tienen que aprovechar bien los rincones.

• Office o terraza: Por supuesto que el office ya no es como antiguamente esa zona oscura con el peor mobiliario de oficina donde calentar tu tupper y comer para seguir trabajando. Ahora estas zonas han conseguido el protagonismo que se merecen. El mobiliario de colectividades toma protagonismo en esta zona, aportando color, versatilidad y comodidad. En esta zona se realizan desde pequeñas reuniones informales hasta pequeñas formaciones por supuesto sin olvidarnos de su principal función que es que el trabajador pueda desconectar tomada un café o comiendo. Por supuesto gracias al buen clima que disponemos en nuestro país, tener la posibilidad de una zona exterior bien equipada nos aporta un espacio extra muy valorado por los trabajadores a la hora de desconectar y relacionarse tanto con clientes como con los compañeros de trabajo.
• Zonas de colaboración: estas zonas están pensadas para el trabajo en equipo, ya sea de manera formal o informal.

Son espacio donde el silencio desaparece dejando paso al murmullo de equipos de trabajo colaborando y hablando entre ellos. Existen un sinfín de zonas comunes donde trabajar, ahora detallaremos algunas que son las más recurrentes dentro de las empresas.

Una de las zonas donde más se ha evolucionado y mejorado es el office, lugar donde antiguamente se utilizaba para tomar café o comer, ahora es un espacio pensado para trabajar de forma informal e incluso para mantener reuniones por supuesto acompañadas de algún café o incluso aprovechando la hora de comer.

Las salas de juntas, está ya no es fijas con grande mesas jerarquizadas con el responsable en la punta, estos espacios se han vuelto más polivalentes equipando las salas con mobiliario de oficina modular, que permite crear diferentes escenarios según el uso de la sala, por ejemplo si es una reunión uniremos las mesas formando una gran mesa, si es una formación las mesa se separaran en forma de aula, si es una proyección en pantalla las mesas formaran una U para que todos tenga buena visual de la pantalla.

Por último, queremos mencionar una tendencia que cada vez tiene mayor auge entre las grandes empresas, que es disponer de una sala WOW. Esta sala esta pensada para ser una experiencia totalmente inmersiva, enfocada a clientes para que puedan sentir la importancia de la empresa, La sala WOW está equipada con todo lujo de detalles tanto en mobiliario de oficina, como en conectividad, como en diseño.

• Áreas de concentración: Uno de los mayores retos que se nos plantea a la hora de realizar diseño de oficinas, es compaginar “todo abierto” con “ la concentración”. Disponer de una oficina open espace tiene muchas ventajas, pero también tiene un gran inconveniente que es la falta de concentración y el exceso de ruido. Por eso en Designbcn siempre creamos espacio de concentración y de trabajo personal para dotar al espacio de trabajo de zonas donde el usuario pueda concentrarse y trabajar aislado del resto.

Para conseguir estas zonas integradas en un diseño de open space podemos realizarlas de varias formas:

Podemos crear cabinas acústicas donde se pueden realizar pequeñas reuniones, trabajo individual o incluso video llamadas sin ser molestados por el ruido de la oficina y sin molestar al resto de usuarios de la oficina, estas zonas se pueden colocar dividiendo la zona de trabajo para ganar barreras acústicas entre los puestos de trabajo o se puede colocar en los extremos de la oficina para que no impacten visualmente en el diseño de la oficina.

También existen módulo abiertos pero fabricados en material fonoabsorbente que permiten estar ubicados en medio de la oficina sin perturbar el diseño abierto, pero dotando al usuario de una gran acústica.

Por último, podemos crear pequeñas bibliotecas para el trabajo individual en máximo silencio y concentración, este espacio al igual que una biblioteca esta totalmente prohibido hablar por el móvil o entre los usuarios del espacio.

Estos son alguno de los espacios que a la hora de realizar una reforma de oficina o una distribución de mobiliario de oficina solemos plantear desde DesingBcn a nuestros clientes.

Por supuesto estamos a vuestra disposición para realizaros un proyecto de oficinas y remodelar vuestras oficina antiguas para adaptarlas a la nueva situación actual.