Los nuevos modelos de oficinas que están emergiendo debido al coronavirus.
¿Es la oficina, tal y como la conocíamos hasta ahora, una reliquia del pasado?
Muchos expertos en diseño de oficinas, nos hacemos esta pregunta, ya que debemos asesorar sobre el cambio a nuestros clientes, que están perdido y no saben cómo adaptar sus oficinas, cambiar el mobiliario de oficina, separar los puestos de trabajo, poner mamparas de oficina de metacrilato… Creemos que el nuevo coronavirus nos ha brindado una "enorme oportunidad para un cambio histórico real" y para "reinventar el concepto de oficina".
El equipo de DesignBcn nos hemos reunido varias veces “por videollamada”, en ocasiones pasadas estas reuniones las hacíamos presenciales en una sala de reuniones de nuestro showroom, para debatir sobre como creíamos que teníamos que ayudar a nuestros clientes para afrontar esta nueva realidad, ya que muchas empresas se estaban planteando cual sería el futuro de su oficina y como se tendría que adaptar.
Una de las principales conclusiones que nuestro equipo de diseño de oficina sacó fue que podemos trabajar desde casa, desde un café, desde la casa de un amigo o desde un sitio de coworking" y por eso la oficina se tendría que adaptar a compaginar la versión presencial con la no presencial.
"Por supuesto, para algunas profesiones, la ubicación es fundamental. Pero los trabajadores de oficinas estamos viendo una página en blanco. Tenemos una oportunidad increíble para redefinir la manera en la que trabajamos y reescribir las normas".
La distancia social es algo instaurado en muchas oficinas de todo el mundo. Pero no sirve de nada dejar “2 metros” entre personas si seguimos teniendo la misma cantidad de ellas en la oficina, ya que tarde o temprano se encontrar en algún sitio de la oficina sin poder guardar esa distancia, por eso debemos implementar nuevas formas de trabajar con la ayuda de las nuevas herramientas digitales.
Ahora explicaremos cinco formas que podemos utilizar para las nuevas oficinas, por supuesto no hay ninguna perfecta, y seguramente haya más, pero estas nos han parecido interesantes para proponerlas a nuestros clientes.
Veamos cuáles son...
1. La oficina totalmente remota
"Hemos abierto los ojos a las maravillas del trabajo remoto. Zoom y otros sistemas de videollamadas no son perfectos, pero nos han liberado de la necesidad de ir a la oficina. Los nómadas digitales, ya lo estaban haciendo, y ahora nosotros aprendemos de sus experiencias. Uno de nuestros diseñadores estuvo 4 meses viajando por Europa para visitar diversas oficinas y a la vez estuvo colaborando con nosotros en la realización de un proyecto de oficinas, por supuesto todo por remoto.
"Es una posibilidad real para muchos negocios, pero requiere un arduo trabajo y mucha tecnología para que funcione bien", que sugiere opciones como Slack o Facebook Workplace.
"Se trata de buscar herramientas sociales para que la gente pueda interactuar".
Por supuesto si toda la empresa trabaja en modo Home Office se corre el riesgo de perder la relación humana entre los trabajadores.
Un cliente nuestro no solicito 25 sillas de oficina ergonómicas, estas sillas de oficina las llevamos a cada una de las casas de los trabajadores, ya que la empresa cerro sus oficinas y todos los trabajadores empezaron a teletrabajar. Nuestros montadores entregan las sillas, una vez todos tenían sus sillas de oficina en casa realizamos una videollamada colectiva para que nuestro técnico comercial explicara cada uno de los mecanismos de la silla, con lo que conseguimos en 20 minutos explicar el funcionamiento, mantenimiento y limpieza de la silla de oficina a 20 personas sin necesidad de estar presencialmente con cada uno de ellos. ¡Fue una experiencia increíble!"
Por supuesto y continuando con el ejemplo de esta empresa, lo que más preocupaba a los dueños era la falta de “contacto humano entre los trabajadores”, por eso han creado en horas laboras “encuentros para charlar de cosas que no tengan nada que ver con el trabajo, como por ejemplo la hora de las pizza”
Una de las ventajas que tiene este sistema de trabajar es que ya no necesitas que tu personal este relativamente cerca de tu sede, para evitar la perdida de tiempo de desplazamiento, ya que la trabajar online, puedes tener al personal en cualquier parte del país o incluso de mundo.
Este sistema como todos y cada uno de ellos tiene sus cosas buenas y malas, pero creemos que en 2021 será unos de los utilizados por las empresas para reducir costos, las empresas se desharán de sus oficinas tradicionales y apostarán por equipar los hogares de los trabajadores, con una buena mesa de oficinas, una silla ergonómica de oficina y algo de almacenaje.
2. El modelo híbrido
Consiste en trabajar uno o dos días a la semana en la oficina y el resto en Home Office o en coworking o en el bar (forma remota)
Esta opción es la que según la experiencia de DesignBcn es la que hemos adaptado a más empresas.
Adaptando las oficinas existentes, eliminando mesas de oficinas consiguiendo un mayor espacio de separación entre trabajadores y restructurando espacios para convertirlos en zonas polivalentes con mobiliario de colectividades, ya que esto permite convertir la sala en diferentes opciones según la necesidad de cada momento de la empresa.
Se trata de combinar el trabajo a distancia con el trabajo de oficina. Aunque esta opción tiene sus problemas ya que podría acentuar algunas desigualdades entre trabajadores -por ejemplo, en función de su conexión a internet o su situación familiar. No es lo mismo un empleado que puede disponer de una habitación únicamente dedicada al Home office, que otro que tenga que trabajar en el comedor por falta de espacio.
Según el experto Nicholas Bloom, profesor de economía en la Universidad de Stanford especializado en trabajo remoto, le dijo a la BBC que dos días de trabajo en casa por semana son óptimos para lograr un equilibrio entre la vida personal y profesional, reduciendo el estrés y el tiempo de traslado.
Sin embargo, no funciona para todo el mundo, sobre todo para quienes prefieren tener una rutina más establecida y no disponen de un espacio como de trabajo en casa.
3. Modelo remoto "plus"
Trabajo en modelo Home office y solo acudir a la oficina cuando es estrictamente necesario.
Para conseguir esto, se tiene que disponer de un espacio privado de trabajo en casa para realizar de forma efectiva el Home office, bien equipado con sillas ergonómica de oficina que evite cualquier tipo de problema de espalda, un buen mobiliario de oficina que permita desarrollar nuestra labor profesional de forma cómoda, como por supuesto de una buena conexión a internet que nos permita estar conectados con la empresa.
"Esto permite a las personas vivir más lejos, pero hacer el esfuerzo de pasar tiempo trabajando junto a su equipo aproximadamente una vez al mes",
En algunas empresas solo se permite ir a la oficina a un número excepcionalmente limitado de empleados (y con mascarilla).
No es el modelo más extendido, pero algunas grandes empresas se lo plantearon a sus trabajadores durante la pandemia, y pronto lo empezarán a aplicar.
En muchos casos será obligatorio el uso de mascarilla e incluso reservar un sitio en la oficina antes de ir si las plazas son limitadas. Por supuesto las mesas de oficina están equipadas con mamparas de oficinas de separación, gel hidroalcohólico, y gel de limpieza de mobiliario de oficina.
Este sistema permite trabajar desde casa con independencia y al mismo tiempo estar en contacto con los compañeros para seguir fomentando el trabajo en equipo.
En el próximo artículo continuaremos viendo dos nuevos modelos de oficinas que están emergiendo debido a esta pandemia.