Ja hem triat quin és el nostre format ideal? Veurem què es necessita en el seu interior.
1. MOBILIARI D'OFICINA
Per a cobrir el mínim bàsic seria i taules d'oficina, cadires ergonòmiques, elements de magatzematge per a adaptar-se a totes les persones.
Si s'opta per un coworking aquest oferirà el mobiliari d'oficina necessari per a realitzar l'activitat. En el cas que es llogui un despatx, la majoria inclouen els mobles més bàsics en la tarifa.
2. COMUNICACIONS
Les noves formes de treball i la situació actual provocada pel COVID-19 han portat la flexibilitat d'horaris a causa del Home office que, en alguns casos, es realitza una o dues vegades per setmana i en uns altres, de manera permanent. Les circumstàncies varien entre empleats i empreses, però existeix una constant per a tots. Cal comptar amb les eines necessàries que permetin fer les tasques dins de l'empresa, des de casa i de manera mòbil.
Per això és tan i tan important la tecnologia, ja que gràcies a ella podem entrellaçar les 3 maneres de treballar sense cap mena de problema i de manera imminent sense esperes, elements com a espai en el núvol, vídeo anomenades etc. són imprescindibles per a qualsevol treballador
2.1 SOLUCIONS INTERNES PER A l'ESPAI
A nivell intern, convé repensar les infraestructures comunes de telecomunicacions ICT. És a dir, les instal·lacions necessàries per a captar, adaptar i distribuir el servei telefònic bàsic i de telecomunicacions de banda ampla. Per a això cal seguir els següents passos.
Planificació. Decidir on estaran els equips i de quina manera es distribuirà el lloc, per a disposar on es posaran les caixes de rj45 a paret. Per descomptat és millor disposar d'equips mòbils com a portàtils que permetin connexió a wifi en qualsevol part.
Connexió d'alta velocitat. Instal·lar línies de dades que subministrin la velocitat adequada i cobreixin les necessitats de velocitat de transmissió per a realitzar videoconferències amb la major qualitat i confiabilitat possible. L'intercanvi de fitxers o l'ús de SAS exigeix disposar d'aquestes connexions d'alta velocitat.
Disponibilitat. Cal assegurar la disponibilitat permanent de la connexió a Internet deguda a l'ús cada vegada més freqüent de SAS en el núvol de les aplicacions crítiques de l'empresa. Aquest requisit es podria assegurar contractant diferents línies amb diferents proveïdors o redundant línies amb balanceig de càrrega. Disposar de tota la informació al moment, sense retard i de manera segura és l'única opció d'estar entre els primers.
Accés. En el lloc conviuran múltiples tipus de dispositius: mòbils, tauletes i diferents models de PC, per la qual cosa també cal trobar diferents formes de connexió a la xarxa.
Mentre que un PC convencional sempre tindrà una entrada Ethernet, els altres dispositius requeriran connectar-se via wifi. A més, degut les estructures canviants en les empreses convé facilitar la mobilitat dins de l'espai. Per això sempre que sigui possible es disposarà d'un sòl tècnic que permet el canvi de la distribució del mobiliari d'oficina i una connexió immediata, gràcies a la mobilitat de les plaques del sòl tècnic.
Per a les estructures estàtiques i els PC convencionals cal implementar una LAN Ethernet. A més de la infraestructura del cablejat estructurat, és a dir, l'estesa de cables a l'interior d'un edifici, cal implantar una xarxa d'àrea local. En aquest cas, sol tractar-se d'un cable de parell trenat de coure UTP/*STP. No obstant això, també pot instal·lar-se fibra òptica o cable coaxial.
Convé tenir un hub o preferiblement un switch administrable per a donar serveis de xarxa Ethernet als usuaris. El més habitual és que la xarxa sigui Fast Ethernet o Gigabit Ethernet. La decisió està en el cost. Els ports Gigabit Ethernet són quatre vegades més costosos que els d'un switch Fast Ethernet. Segons el criteri dels enginyers de xarxes, la diferència de preu entre aquests switches podria ser el factor més determinant a l'hora d'implementar l'actualització.
La xarxa wifi és necessària per a afavorir la mobilitat per la qual cosa seria necessari disposar d'un Hotspot Wifi. A més de donar servei, es podran establir prioritats de qui es connecta (clients, convidats, empleats, administradors, etc.) i assegurar el control i la informació per a poder rendibilitzar la xarxa.
Es podrien establir franges horàries per a la connexió dels empleats en el cas que hi hagi algun tipus de política de temps de permanència en el lloc.
Es pot repartir el cabal del qual es disposi depenent del tipus i nombre de clients i/o usuaris per a rendibilitzar al màxim el total d'amplada de banda disponible.
Per a evitar abusos (vídeos, P2P, música…) és possible limitar el consum total mitjançant regles.
Guardar un LOG és una de les funcionalitats més importants. Cal emmagatzemar l'historial de totes les connexions que es realitzin.
Tant en una oficina de grandària mitjana o gran com en un coworking ha de disposar de personal informàtic que s'ocupi de solucionar a l'instant problemes tècnics o fins i tot de repartir a cada moment l'amplada de banda.
Telefonia. Telèfons IP? Línies? Cablejat rj11? Centraleta? Convé saber la resposta a aquestes preguntes abans d'instal·lar-se en la nova ubicació, però com encertar?
És cert que l'ús dels mòbils està arraconant a la telefonia fixa, però sembla que la línia fixa dóna més confiança a possibles clients. La majoria dels centres de coworking poden donar el servei de centraleta i habitualment tenen les estructures per a implementar telefonia convencional o IP. També es podria optar per subcontractar aquest servei.
2.2 SOLUCIONS EXTERNES PER A EMPLEATS, CLIENTS I COL·LABORADORS
L'eficàcia del personal de vendes, tècnic i de màrqueting només és possible amb l'ajuda de les eines que se'ls brindi.
La solució l'ofereixen les eines de programari que han canviat d'un model propietari a un basat en el núvol, la qual cosa les fa disponibles en tot moment.
Els equips informàtics mòbils permeten als empleats fer les seves tasques des de qualsevol lloc, ja sigui en Home office, en moviment o dins de l'empresa. En el cas dels col·laboradors, convé assegurar-se que tinguin la mateixa funcionalitat i portabilitat en utilitzar la seva tauleta, mòbil o portàtil, creant un flux de comunicacions més connectat.
SOLUCIONS EXTERNES PER A EMPLEATS, CLIENTS I COL·LABORADORS
Les empreses necessiten estar al corrent de les interaccions i necessitats dels clients. La solució tecnològica estratègica en aquest cas és la instal·lació d'un Customer Relationship Management (CRM) integrat amb el sistema de comunicacions.
Les aplicacions de comunicació interna han augmentat en les empreses. Aquestes solucions permeten als empleats saber si un company està disponible, ja sigui per a rebre una trucada o contestar un xat, permetent una comunicació instantània per a preguntes simples o peticions, això evita les reunions personals innecessàries, per a protegir del contagi del covid19 i per descomptat la perduda de temps a desplaçar-se fins a la sala de reunions o lloc de treball del company quan cadascun des de la seva taula d'oficina poden realitzar una vídeo anomenada.
Aquesta integració de diferents eines té el potencial de transformar l'eficiència interna i millorar les operacions. Per això, és de vital importància comptar amb bons mètodes i processos per a facilitar la interacció entre col·laboradors i optimitzar les comunicacions, tant de manera interna com amb clients i socis.
3. EQUIPAMENT D'OFICINA
La quantitat de temps que s'estalvia, quan es tenen els equips més adequats, justifica el cost que comporta adquirir-los. La majoria de les noves empreses descobreixen amb sorpresa que tant els equips informàtics, com el mobiliari d'oficines polivalent s'amortitzen en un any.
Comptar amb el programari adequat, com CRM o ERP, permet que la productivitat sigui millor i disminuir el temps dedicat a tasques repetitives. Avui dia existeixen solucions molt econòmiques i solvents.
També cal assegurar-se que el maquinari adquirit sigui de qualitat, ràpid i de confiança. D'aquesta manera, es reduirà l'estrès i el temps d'inactivitat.
Si fa falta una fotocopiadora, cal triar una que s'adapti a la càrrega de treball esperada. The Shed Co recomana adquirir un equip d'impressió multifuncional per a realitzar còpies en color o blanc i negre, i escanejar documents. No obstant això, aquest equip, amb una bona càrrega, robust i una velocitat adequada per còpia, podria resultar molt costós. Per això, és convenient avaluar les opcions de lloguer de la maquina o renting. Si es lloga una màquina multifuncional, caldrà verificar acuradament si els compromisos de manteniment són costosos, a més de les clàusules de compra i els contractes d'ús mínim. Alguns espais de coworking proporcionen aquest tipus d'equips dins de la seva tarifa.
Mobiliari d'oficina, és recomanable que la compra aquest assessorada per una empresa especialitzada en projectes integrals d'oficina, perquè ens puguin guiar en la compra i no gastar més del que necessitem ni quedar-nos curts en la compra per a satisfer les nostres necessitats. Per exemple, si comprem una cadira d'oficina de preu barat, pot ser que l'índex de problemes d'esquena entre la plantilla sigui major amb les conseqüents baixes laborals, en canvi si adquirim cadires ergonòmiques d'oficina, resulten de preu més elevat, però ens donen una ergonomia perfecta per als nostres empleats.
Aquest és un petit resum dels ítems que en DesignBcn considerem més importants de com muntar una oficina. Òbviament hi ha molts més a valorar, com la neteja, els contractes d'arrendament, la recepció, les gentileses, els usos i implantació d'un office/cuina, els colors, la temperatura, etc.
La posada en marxa d'una oficina no és una tasca senzilla ja que requereix de molt de temps per a la seva planificació. Per això, és recomanable posar-se en mans d'una empresa especialitzada per a això. En Designbcn trobessis professionals dedicats íntegrament al teu projecte de disseny d'oficines. Disposem d'assessors tècnics, projectistes, decoradors i interioristas que podem posar al teu servei per a qualsevol mena de projecte fins i tot podem realitzar l'obra integral aconseguint els permisos d'obertura.
No ho dubtis contacta amb nosaltres per a realitzar el teu projecte integral de reforma d'oficina.