Els nous models d'oficines que estan emergint a causa del coronavirus.
És l'oficina, tal com la coneixíem fins ara, una relíquia del passat?
Molts experts en disseny d'oficines, ens fem aquesta pregunta, ja que hem d'assessorar sobre el canvi als nostres clients, que estan perdut i no saben com adaptar les seves oficines, canviar el mobiliari d'oficina, separar els llocs de treball, posar mampares d'oficina de metacrilat… Creiem que el nou coronavirus ens ha brindat una "enorme oportunitat per a un canvi històric real" i per a "reinventar el concepte d'oficina".
L'equip de DesignBcn ens hem reunit diverses vegades “per videollamada”, en ocasions passades aquestes reunions les fèiem presencials en una sala de reunions del nostre showroom, per a debatre sobre com crèiem que havíem d'ajudar als nostres clients per a afrontar aquesta nova realitat, ja que moltes empreses s'estaven plantejant com seria el futur de la seva oficina i com s'hauria d'adaptar.
Una de les principals conclusions que el nostre equip de disseny d'oficina va treure va ser que podem treballar des de casa, des d'un cafè, des de la casa d'un amic o des d'un lloc de coworking" i per això l'oficina s'hauria d'adaptar a compaginar la versió presencial amb la no presencial.
"Per descomptat, per a algunes professions, la ubicació és fonamental. Però els treballadors d'oficines estem veient una pàgina en blanc. Tenim una oportunitat increïble per a redefinir la manera en la qual treballem i reescriure les normes".
La distància social és una cosa instaurada en moltes oficines de tot el món. Però no serveix de res deixar “2 metres” entre persones si continuem tenint la mateixa quantitat d'elles en l'oficina, ja que tard o d'hora es trobar en algun lloc de l'oficina sense poder guardar aquesta distància, per això hem d'implementar noves maneres de treballar amb l'ajuda de les noves eines digitals.
Ara explicarem cinc formes que podem utilitzar per a les noves oficines, per descomptat no hi ha cap perfecta, i segurament hi ha més, però aquestes ens han semblat interessants per a proposar-les als nostres clients.
Vegem quins són...
1. L'oficina totalment remota
"Hem obert els ulls a les meravelles del treball remot. Zoom i altres sistemes de videollamadas no són perfectes, però ens han alliberat de la necessitat d'anar a l'oficina. Els nòmades digitals, ja ho estaven fent, i ara nosaltres aprenem de les seves experiències. Un dels nostres dissenyadors va estar 4 mesos viatjant per Europa per a visitar diverses oficines i alhora va estar col·laborant amb nosaltres en la realització d'un projecte d'oficines, per descomptat tot per remot.
"És una possibilitat real per a molts negocis, però requereix un ardu treball i molta tecnologia perquè funcioni bé", que suggereix opcions com Slack o Facebook Workplace.
"Es tracta de buscar eines socials perquè la gent pugui interactuar".
Per descomptat si tota l'empresa treballa en manera Home Office es corre el risc de perdre la relació humana entre els treballadors.
Un client nostre no sol·licito 25 cadires d'oficina ergonòmiques, aquestes cadires d'oficina les portem a cadascuna de les cases dels treballadors, ja que l'empresa turó les seves oficines i tots els treballadors van començar a teletreballar. Els nostres muntadors lliuren les cadires, una vegada tots tenien les seves cadires d'oficina a casa realitzem una videollamada col·lectiva perquè el nostre tècnic comercial expliqués cadascun dels mecanismes de la cadira, amb el que aconseguim en 20 minutos explicar el funcionament, manteniment i neteja de la cadira d'oficina a 20 persones sense necessitat d'estar presencialment amb cadascun d'ells. Va ser una experiència increïble!"
Per descomptat i continuant amb l'exemple d'aquesta empresa, la qual cosa més preocupava els amos era la falta de “contacte humà entre els treballadors”, per això han creat en hores labores “trobades per a xerrar de coses que no tinguin res a veure amb el treball, com per exemple l'hora de les pizza”
Una dels avantatges que té aquest sistema de treballar és que ja no necessites que el teu personal aquest relativament prop de la teva seu, per a evitar la perduda de temps de desplaçament, ja que la treballar en línia, pots tenir al personal en qualsevol part del país o fins i tot de món.
Aquest sistema com tots i cadascun d'ells té les seves coses bones i dolentes, però creiem que en 2021 serà uns dels utilitzats per les empreses per a reduir costos, les empreses es desfaran de les seves oficines tradicionals i apostaran per equipar les llars dels treballadors, amb una bona taula d'oficines, una cadira ergonòmica d'oficina i una mica de magatzematge.
2. El model híbrid
Consisteix a treballar un o dos dies a la setmana en l'oficina i la resta en Home Office o en coworking o en el bar (forma remota)
Aquesta opció és la que segons l'experiència de DesignBcn és la que hem adaptat a més empreses.
Adaptant les oficines existents, eliminant taules d'oficines aconseguint un major espai de separació entre treballadors i restructurando espais per a convertir-los en zones polivalents amb mobiliari de col·lectivitats, ja que això permet convertir la sala en diferents opcions segons la necessitat de cada moment de l'empresa.
Es tracta de combinar el treball a distància amb el treball d'oficina. Encara que aquesta opció té els seus problemes ja que podria accentuar algunes desigualtats entre treballadors -per exemple, en funció de la seva connexió a internet o la seva situació familiar. No és el mateix un empleat que pot disposar d'una habitació únicament dedicada al Home office, que un altre que hagi de treballar en el menjador per falta d'espai.
Segons l'expert Nicholas Bloom, professor d'economia en la Universitat de Stanford especialitzat en treball remot, li va dir a la BBC que dos dies de treball a casa per setmana són òptims per a aconseguir un equilibri entre la vida personal i professional, reduint l'estrès i el temps de trasllat.
No obstant això, no funciona per a tothom, sobretot per als qui prefereixen tenir una rutina més establerta i no disposen d'un espai com de treball a casa.
3. Model remot "plus"
Treball en model Home office i només acudir a l'oficina quan és estrictament necessari.
Per a aconseguir això, s'ha de disposar d'un espai privat de treball a casa per a realitzar de manera efectiva el Home office, ben equipat amb cadires ergonòmica d'oficina que eviti qualsevol tipus de problema d'esquena, un bon mobiliari d'oficina que permeti desenvolupar la nostra labor professional de manera còmoda, com per descomptat d'una bona connexió a internet que ens permeti estar connectats amb l'empresa.
"Això permet a les persones viure més lluny, però fer l'esforç de passar temps treballant al costat del seu equip aproximadament una vegada al mes",
En algunes empreses només es permet anar a l'oficina a un nombre excepcionalment limitat d'empleats (i amb màscara).
No és el model més estès, però algunes grans empreses li ho van plantejar als seus treballadors durant la pandèmia, i aviat ho començaran a aplicar.
En molts casos serà obligatori l'ús de màscara i fins i tot reservar un lloc en l'oficina abans d'anar si les places són limitades. Per descomptat les taules d'oficina estan equipades amb mampares d'oficines de separació, gel hidroalcohòlic, i gel de neteja de mobiliari d'oficina.
Aquest sistema permet treballar des de casa amb independència i al mateix temps estar en contacte amb els companys per a continuar fomentant el treball en equip..
En el pròxim article continuarem veient dos nous models d'oficines que estan emergint a causa d'aquesta pandèmia.