Cómo organizar su oficina en 3 sencillos pasos

Existen 3 preguntas básicas que deben responderse antes de emprender la disposición de una oficina bien ajustada a las necesidades de una organización específica y sus empleados.

Las diferencias entre los modos de trabajo, las actividades y los modelos de disposición de la oficina se resumen mejor en las respuestas a tres preguntas sobre:el modo de trabajo, las actividades y la disposición de la oficina.

¿Cuál es el modo de trabajo en su organización?

¿Qué tipo de trabajo se prioriza, trabajo presencial, híbrido o remoto?  ¿Qué tareas diarias se realizan en la oficina?  ¿Puede estar parte del personal trabajando fuera de la oficina sin entorpecer el buen funcionamiento del trabajo colectivo? ¿Utilizan los trabajadores equipos o herramientas especializadas que solo puedan estar en la oficina? ¿Necesitan interactuar físicamente con los clientes? Son algunas de las preguntas que debemos realizarnos para organizar una oficina.

3 Diferentes tipos de trabajo

1. Trabajo en remoto: puedes tener una oficina virtual (teletrabajo, coworking) Son aquellas personas que pueden efectuar su actividad desde cualquier parte.
2. Trabajo Híbrido: puedes compaginar trabajo fuera y dentro de la oficina, ya que pueden hacer parte de su actividad diaria fuera de la empresa, bien sea en casa teletrabajando o en coworkings
3. Trabajo presencial: trabajas 100% dentro de la oficina, estas personas no pueden efectuar su actividad laboral fuera de la empresa, bien sea porque necesitan unos equipos especializados o porque su actividad requiera la atención personalizada en la oficina de los clientes.

Cuál es la principal actividad en la oficina

1. Comunicación, trato con clientes, llamadas: Para ello necesitarás una oficina con salas de reuniones, lugares de atención a los clientes. Por lo tanto, un mobiliario de oficina para polivalente sumado de un mobiliario de colectividades que permita la realización de reuniones informales.
2. Comunicación y administración: para ello necesitarás zonas de open space zonas de reuniones y trabajo en equipo. En este caso, el mobiliario principal tiene que ser la silla de oficina ergonómica para cuidar la salud postural de los trabajadores.
3. Solo de administración:  Para este tipo de oficina necesitarás despachos y zonas de trabajo. Un complemento para este tipo de oficina son las mamparas de oficina para realizar las particiones necesarias.

Cuál es la actividad principal en los espacios de oficina

• ¿qué tipo de actividad efectúan los empleados?
• ¿cómo trabajan los empleados mayoritariamente, en grupo o individualmente?
• ¿Por qué vienen los empleados a la oficina?
• ¿Qué tipo de actividades se realizan en la oficina?

Estas son algunas de las cuestiones a la hora de proceder con un planteamiento de distribución de nuestra oficina, para encontrar cuál es el mejor mobiliario de oficina para obtener el 100% del rendimiento.

Según la respuesta de estas preguntas obtendremos un diseño diferente para cada empresa, pensemos que el m2 de las oficinas es muy caro y que una forma de economizar es rentabilizar el espacio. No tiene sentido tener 3 salas de reuniones si no recibimos visitas, ni tampoco tenemos que trabajar en equipo, ni compartir nuestro trabajo con nuestros compañeros habitualmente. En cambio, si nuestra empresa recibe clientes continuamente que necesitan privacidad, lo mejor es tener 5 salas de juntas de un tamaño adecuado para la cantidad de cliente que podemos recibir.

Las actividades realizadas por los empleados pueden caer en las siguientes categorías:

    • La rutina, es decir, el trabajo administrativo e individual, estas actividades son dominantes en las empresas donde las tareas administrativas, como escribir correos electrónicos, completar documentos, trabajar en el software de la empresa o el procesamiento de datos, son las tareas básicas asignadas a los empleados.Esta es también el área principal en las organizaciones donde los empleados trabajan principalmente de forma individual y no necesitan muchas oportunidades (y espacio) para la comunicación;
    • Concepto y trabajo creativo: estas actividades se observan en empresas que se centran en construir relaciones e intercambiar pensamientos o información.Esta es la actividad dominante en las organizaciones donde la comunicación y la construcción de relaciones son lo más importante.
    • combinado: la naturaleza del trabajo combina actividades rutinarias, basadas en la comunicación y creativas.

¿Qué tipo de oficina necesitamos?

Una vez recopilados los máximos datos posibles de nuestros clientes, en Designbcn realizamos un proyecto de reforma de oficina en 3D donde plasmamos la oficina que creemos más se adapta a nuestro cliente.

Dividimos la oficina en varias categorías (que por supuesto adaptamos y mezclamos según cada caso en concreto)

    1. Oficina celular: este es un espacio donde se realizan principalmente tareas administrativas, por lo que el área dominante será una destinada a mobiliario de oficina personalizado, dotando a cada usuario de privacidad y ergonomía en su puesto de trabajo. La separación de espacios se llevará a cabo con mamparas de oficina. El diseño de este espacio será compartimentado por grupos de trabajo con espacios comunes como salas de reuniones, zona comedor y espacio para taquillas de oficina.

    2. Open space: Este tipo de oficina se elimina al máximo las mamparas de oficina para que no limiten el espacio, puede introducir nuevas zonas diseñadas para aumentar y mejorar la eficacia, la motivación y el bienestar de los empleados. En un espacio abierto destaca el papel del área de comunicación, por lo que encontrarás más espacio para reuniones formales, salas de conferencias o áreas para consultas ad hoc. El mobiliario contract se integra a la perfección en esta oficina con las mesas de oficina, los armarios.

    3. Oficina zonal: asegura puestos de trabajo asignados permanentemente a cada empleado y dispuestos en un espacio abierto, podríamos decir que cada empleado tendrá el mobiliario de oficina necesario para desempeñar su función al alcance de su mano.Los empleados también pueden utilizar una variedad de espacios adicionales, diseñados para mejorar y apoyar actividades y tareas específicas.Por ejemplo, si una empresa se centra en la cooperación, el espacio de la oficina incluirá una serie de zonas de reunión, bien sean salas de reuniones convencionales con su mesa de juntas y sus sillas de oficina, así como también espacios más polivalentes con zonas de reuniones informales con gradas, puf.

    4. Oficinas basadas en proyectos: este tipo de oficina te mantendrá en movimiento. Los empleados no tienen puestos de trabajo asignados permanentemente, es decir, las mesas de oficina no están asignadas a nadie, cada empleado se puede sentar donde lo necesite. Además, el número de estaciones de trabajo no es el mismo que el número total de empleados.En este espacio de oficinas encontrarás lugares diseñados para actividades y zonas particulares como: salas para reuniones con clientes/compañeros, cabinas telefónicas insonorizantes o salas de enfoque. Este arreglo de oficina apoya fuertemente las interacciones humanas. También aumenta la autonomía de los empleados, ofrece opciones y garantiza un espacio para el trabajo concentrado. Por supuesto, estas oficinas requieren de zonas comunes con taquillas de oficina para que cada usuario dispongo de un lugar para dejar sus pertenecías.

    5. Oficinas híbridas: cambia su función. Ahora promueve valores como la comunicación, la cooperación, la cultura y el ambiente de la empresa, así como la construcción de relaciones interpersonales. En una oficina híbrida, la cantidad de estaciones de trabajo no es la misma que la cantidad de empleados (desk-sharing), y las tareas administrativas o el trabajo enfocado se pueden realizar fuera de la oficina, por ejemplo, desde casa. Una oficina es un sitio de reunión y trabajo en equipo.

Por supuesto, esto solo es una guía de diferentes tipos de oficina, pero es a modo de guía, ya que cada empresa requiere una serie específica de necesidades, que en DesignBcn estudiamos y diseñamos a medida de cada una de ellas.

En el mercado existen tendencias y modas a la hora de diseñar las oficinas. Dependiendo de las grandes empresas que hayan diseñado alguna oficina espectacular y todas las demás empresas quieran ser como ellas. Pero esto es un grave error, ya que lo último que debe hacer es seguir las últimas tendencias. Es una decisión importante, cuyo resultado debe coincidir con la empresa y conviene a sus empleados.

Te podemos ayudar a ejecutar tu proyecto de reforma de oficina, no dudes en contactar con nosotros.