¿Cómo distribuir correctamente el espacio de trabajo de una oficina?

Aunque actualmente el trabajo en la oficina se complementa o se ha sustituido por el teletrabajo o por el trabajo en coworkings, muchas personas siguen pasando su jornada laboral de ocho horas al día y un total cuarenta en una semana trabajando en la oficina. Los trabajadores pasamos el 35% de nuestras vidas en ella. Principalmente, pasamos mucho tiempo sentados en una silla de oficina delante de nuestra mesa de oficina frente a un ordenador. Por supuesto, si estas horas las pasamos en una oficina desordenada, con mal mobiliario de oficina, sin tener un diseño que fomente el trabajo, puede ser una experiencia diaria nefasta para nuestra salud laboral, en cambio, poder hacerlo en una oficina acogedora, cómoda, ordenada y eficiente es, por tanto, fundamental para el bienestar de todos los empleados, ya sean directivos o partners. Por eso en DesignBcn apostamos por un diseño de oficina que ayude a los trabajadores a realizar de forma satisfactoria, cómoda y agradable su trabajo.

Como es obvio, es imposible dar una distribución de espacio maestra que se pueda aplicar como norma general a todas las empresas, ya que no existe, porque cada distribución se tiene que hacer personalizada a las necesidades particulares de cada una de la empresa. Para poder hacer una correcta distribución en DesignBcn mantenemos una reunión con nuestro cliente para conocer cuáles son las necesidades reales, especialmente en estos tiempos en los que impera la necesidad de hacer frente a situaciones conflictivas, presupuestos reducidos y modelos organizativos híbridos.

El diseño de oficinas implica una buena distribución que combine varios aspectos como son reducción de los m2 innecesarios para el buen funcionamiento de la empresa ( ya que el m2 cuadrado es muy caro) que cada persona disponga de todo lo necesario para poder desarrollar correctamente su función diaria y todo ello armonizado y con un diseño atractivo tanto para nuestros trabajadores como para la imagen que queremos transmitir a nuestros clientes. Para ello debemos combinar la elección de un mobiliario de oficina, con unas mamparas de oficinas que delimiten los espacios de forma correcta, con una buena climatización para el bienestar de los trabajadores. Todo ello, al mismo tiempo que transmite la personalidad de vuestra empresa a través de la elección de?muebles de calidad, con un diseño y estilo acorde con la imagen y valores de la organización.

A continuación, os enseñamos algunas pautas de cómo distribuir correctamente el espacio de trabajo:

Soluciones para compartimentar el espacio

En los últimos años el concepto de partición de espacio a cambiado radicalmente de una lado a otro, primero se aposto por compartimentar al máximo los espacios, era una forma de hacer distinciones entre los diferentes puestos jerárquicos de una empresa, el director general un despacho muy grande completamente cerrado, los mandos intermedios también en despacho cerrador pero más pequeño y así sucesivamente con cada una de las posiciones de las empresa, luego se paso a la corriente contraria, todos incluso el director general en zonas comunes con las mininas separaciones, se conocía como open space, y ahora estamos en una solución hibrida donde hay zonas de open space pero también hay zonas cerradas de trabajo más individual y de concentración

Las opciones más comunes para crear estos espacios son:

    Mamparas de oficina: Estas separaciones pueden ser de diferente material como la melamina o el cristal. Nos permiten compartimentar espacios sin necesidad de obra. En función de las necesidades acústicas disponemos de diferentes tipos e incluso existen mamparas móviles que nos ayudan a compartimentar salas en función de la actividad y la capacidad que requiere la sala para cada evento, debido a los mecanismos de esta mampara móvil el precio es superior, pero se rentabilizan con el tiempo, ya que nos permite con un solo espacio dar diferentes soluciones a nuestras necesidades.


    Muros fonoabsorbentes: Permiten reducir la contaminación acústica en la oficina y aislar los puestos de trabajo, en aras de mejorar la calidad de vida y la productividad de los trabajadores. Existen numerosas soluciones para el uso de paredes fonoabsorbentes, como separadores de mesa de oficina , cojines con espuma fonoabsorbente para cajoneras, sillas de oficina con tapizados fonoabsorbente y por supuesto materiales acústicos que se pueden colgar del techo o colocar en la pared para ayudar a absorber el sonido.

    Biombos móviles: Estos biombos individuales portables nos permiten dividir zonas de trabajo para conseguir espacios más privados en zona abiertas. Normalmente los encontramos con ruedas para facilitar su movilidad, esta realizados de materiales fonoabsorbentes para conseguir reducir el ruido tanto de fuera de esta zona como del ruido que podemos generar dentro de la zona para evitar molestar al resto de compañeros. Estos biombos además pueden llevar colgado complemento como pizarras que nos permite su doble utilización.

¿Qué espacios son necesarios separar del resto de la oficina?

La respuesta no es sencilla, ya que podríamos decir: Ninguno o todos y estaríamos diciendo la verdad en ambas respuestas. En DesignBcn no creemos en las normas a la hora de hacer un proyecto de reformas de oficina, puesto que cada caso y empresa es necesaria. Por ejemplo no es lo mismo una empresa donde se atienda a clientes constantemente donde tenga que haber una persona fija en recepción para atender que una empresa donde el flujo de clientes sea mínimo, ya que en la primera ese movimiento de personas puede causar distracción entre los trabajadores y es recomendable separar el espacio, en la otra empresa la recepción puede estar abierta y no haber ninguna persona en ella, simplemente los mismos trabajadores se levantan y se dirigen a ella para atender o recoger algún paquete, en este caso la recepción es mejor abierta para tener una visión de ella.

Uno buena distribución de los espacios en una oficina es aquella que satisface al máximo las necesidades de los trabajadores, delimitando los espacios que son necesarios para ello y dejando en Open Space el resto.

Espacio que son más habitualmente separados del resto, ojo esto no es el 100% pero si que por la experiencia que tenemos en DesignBcn son los que más se suele separar del resto.

Recepción o salas de espera

Tanto si vamos de clientes a una empresa como si vamos a cualquier sitio y tenemos que esperar nuestra mente ya no está de la misma forma que si llegamos a un sitio y nos atienden al momento, por eso es prioritario disponer de una sala de espera en las mejores condiciones, que consiga cambiar esa sensación negativa por otra que diga “ que a gusto y cómodo he estado mientras esperaba” por eso contar con un mobiliario de colectividades cómodo y de diseño es primordial

Es prioridad que las salas de espera sean cómodas para los clientes o visitantes, de este modo garantizamos una buena impresión y una estancia agradable en las instalaciones de la empresa. Lógicamente, la recepción no tiene que ser un elemento distractor para los trabajadores, por lo que dividir esta zona es primordial.

La entrada o circulación constante de personas en una sala de espera que no esté separada del espacio trabajo, no facilita la concentración de los empleados. Por ello, colocar un panel de separación como las mamparas de oficina permitirá enmarcar estas dos zonas y evitar posibles distracciones.

Salas de reuniones

Por mucho que una oficina suela ser bastante amplia y no tenga separaciones muy claras, lo mejor es destinar un espacio separado para realizar reuniones privadas con clientes o proveedores. Esta separación es positiva para que las reuniones se lleven a cabo de la manera más tranquila posible y sin la irrupción de ruidos ocasionados por las actividades laborales.

Salas de formación

Cada vez más estos espacios son polivalentes para ahorrar costes y m2 cuadrados de oficina. Contar con un mobiliario de colectividades polivalente es la solución perfecta, incluso muchas empresa comparten el espacio de office, con el de formación con el de reuniones informales, gracias a disponer de un mobiliario de oficina de diseño y polivalente

¿Cómo organizar las mesas de oficina?

Un paso crucial en la gestión de diseño de oficinas es la disposición de las mesas de oficina, un elemento principal e imprescindible de cualquier entorno empresarial. En primer lugar, debemos considerar la?distancia mínima entre ella o si por el contrario nos interesa tenerlas unidad para trabajo colectivo disponer de separaciones entre ellas.

En resumen

Podemos ver que no existe una norma de como hacer una distribución perfecta, por eso en DesignBcn apostamos por realizar proyectos a medida para satisfacer al máximo las necesidades de cada una de las empresa.