Que equipamiento no puede faltar para montar una oficina del 2021 (Parte 3)

1. MOBILIARIO DE OFICINA

Para cubrir el mínimo básico sería y mesas de oficina, sillas ergonómicas, elementos de almacenaje para adaptarse a todas las personas.

Si se opta por un coworking este ofrecerá el mobiliario de oficina necesario para realizar la actividad. En el caso de que se alquile un despacho, la mayoría incluyen los muebles más básicos en la tarifa.

2. COMUNICACIONES

Las nuevas formas de trabajo y la situación actual provocada por el COVID-19 han traído la flexibilidad de horarios debido al Home office que, en algunos casos, se realiza una o dos veces por semana y en otros, de forma permanente. Las circunstancias varían entre empleados y empresas, pero existe una constante para todos. Hay que contar con las herramientas necesarias que permitan realizar las tareas dentro de la empresa, desde casa y de forma móvil.

Por eso es tan y tan importante la tecnología, ya que gracias a ella podemos entrelazar las 3 formas de trabajar sin ningún tipo de problema y de forma inminente sin esperas, elementos como espacio en la nube, video llamadas etc. son imprescindibles para cualquier trabajador

2.1 SOLUCIONES INTERNAS PARA EL ESPACIO

A nivel interno, conviene repensar las infraestructuras comunes de telecomunicaciones ICT. Es decir, las instalaciones necesarias para captar, adaptar y distribuir el servicio telefónico básico y de telecomunicaciones de banda ancha. Para ello hay que seguir los siguientes pasos.

Planificación. Decidir dónde estarán los equipos y de qué manera se distribuirá el sitio, para disponer dónde se pondrán las cajas de rj45 a pared. Por supuesto es mejor disponer de equipos móviles como portátiles que permitan conexión a wifi en cualquier parte.

Conexión de alta velocidad. Instalar líneas de datos que suministren la velocidad adecuada y cubran las necesidades de velocidad de transmisión para realizar videoconferencias con la mayor calidad y confiabilidad posible. El intercambio de ficheros o el uso de SAS exige disponer de estas conexiones de alta velocidad.

Disponibilidad. Hay que asegurar la disponibilidad permanente de la conexión a Internet debido al uso cada vez más frecuente de SAS en la nube de las aplicaciones críticas de la empresa. Este requisito se podría asegurar contratando diferentes líneas con distintos proveedores o redundando líneas con balanceo de carga. Disponer de toda la información al momento, sin retraso y de forma segura es la única opción de estar entre los primeros.

Acceso. En el lugar convivirán múltiples tipos de dispositivos: móviles, tablets y diferentes modelos de PC, por lo que también hay que encontrar diferentes formas de conexión a la red.

• Mientras que un PC convencional siempre tendrá una entrada Ethernet, los demás dispositivos requerirán conectarse vía wifi. Además, debido las estructuras cambiantes en las empresas conviene facilitar la movilidad dentro del espacio. Por eso siempre que sea posible se dispondrá de un suelo técnico que permite el cambio de la distribución del mobiliario de oficina y una conexión inmediata, gracias a la movilidad de las placas del suelo técnico. 

• Para las estructuras estáticas y los PC convencionales hay que implementar una LAN Ethernet. Además de la infraestructura del cableado estructurado, es decir, el tendido de cables en el interior de un edificio, hay que implantar una red de área local. En este caso, suele tratarse de un cable de par trenzado de cobre UTP/STP. No obstante, también puede instalarse fibra óptica o cable coaxial.

• Conviene tener un hub o preferiblemente un switch administrable para dar servicios de red Ethernet a los usuarios. Lo más habitual es que la red sea Fast Ethernet o Gigabit Ethernet. La decisión está en el coste. Los puertos Gigabit Ethernet son cuatro veces más costosos que los de un switch Fast Ethernet. Según el criterio de los ingenieros de redes, la diferencia de precio entre estos switches podría ser el factor más determinante a la hora de implementar la actualización.

• La red wifi es necesaria para favorecer la movilidad por lo que sería necesario disponer de un Hotspot WiFi. Además de dar servicio, se podrán establecer prioridades de quién se conecta (clientes, invitados, empleados, administradores, etc.) y asegurar el control y la información para poder rentabilizar la red. 

• Se podrían establecer franjas horarias para la conexión de los empleados en el caso de que haya algún tipo de política de tiempos de permanencia en el sitio. 

• Se puede repartir el caudal del que se disponga dependiendo del tipo y número de clientes y/o usuarios para rentabilizar al máximo el total de ancho de banda disponible.

• Para evitar abusos (vídeos, P2P, música…) es posible limitar el consumo total mediante reglas.

• Guardar un LOG es una de las funcionalidades más importantes. Hay que almacenar el historial de todas las conexiones que se realicen.

Tanto en una oficina de tamaño mediano o grande como en un coworking tiene que disponer de personal informático que se ocupe de solucionar al instante problemas técnicos o incluso de repartir en cada momento el ancho de banda.

Telefonía. ¿Teléfonos IP? ¿Líneas? ¿Cableado rj11? ¿Centralita? Conviene saber la respuesta a estas preguntas antes de instalarse en la nueva ubicación, pero ¿cómo acertar?

Es cierto que el uso de los móviles está arrinconando a la telefonía fija, pero parece que la línea fija da más confianza a posibles clientes. La mayoría de los centros de coworking pueden dar el servicio de centralita y habitualmente tienen las estructuras para implementar telefonía convencional o IP. También se podría optar por subcontratar dicho servicio.

2.2 SOLUCIONES EXTERNAS PARA EMPLEADOS, CLIENTES Y COLABORADORES

La eficacia del personal de ventas, técnico y de marketing solo es posible con la ayuda de las herramientas que se les brinde.

• La solución la ofrecen las herramientas de software que han cambiado de un modelo propietario a uno basado en la nube, lo que las hace disponibles en todo momento.

• Los equipos informáticos móviles permiten a los empleados realizar sus tareas desde cualquier lugar, ya sea en Home office, en movimiento o dentro de la empresa. En el caso de los colaboradores, conviene asegurarse de que tengan la misma funcionalidad y portabilidad al utilizar su tablet, móvil o portátil, creando un flujo de comunicaciones más conectado.

• Las empresas necesitan estar al tanto de las interacciones y necesidades de los clientes. La solución tecnológica estratégica en este caso es la instalación de un Customer Relationship Management (CRM) integrado con el sistema de comunicaciones. 

• Las aplicaciones de comunicación interna han aumentado en las empresas. Estas soluciones permiten a los empleados saber si un compañero está disponible, ya sea para recibir una llamada o contestar un chat, permitiendo una comunicación instantánea para preguntas simples o peticiones, esto evita las reuniones personales innecesarias, para proteger del contagio del covid19 y por supuesto la perdida de tiempo en desplazarse hasta la sala de reuniones o puesto de trabajo del compañero cuando cada uno desde su mesa de oficina pueden realizar una video llamada.

• Esta integración de diferentes herramientas tiene el potencial de transformar la eficiencia interna y mejorar las operaciones. Por ello, es de vital importancia contar con buenos métodos y procesos para facilitar la interacción entre colaboradores y optimizar las comunicaciones, tanto de forma interna como con clientes y socios.

3. EQUIPAMIENTO DE OFICINA

La cantidad de tiempo que se ahorra, cuando se tienen los equipos más adecuados, justifica el coste que conlleva adquirirlos. La mayoría de las nuevas empresas descubren con sorpresa que tanto los equipos informáticos, como el mobiliario de oficinas polivalente se amortizan en un año.

• Contar con el software adecuado, como CRM o ERP, permite que la productividad sea mejor y disminuir el tiempo dedicado a tareas repetitivas. Hoy en día existen soluciones muy económicas y solventes.

• También hay que asegurarse de que el hardware adquirido sea de calidad, rápido y confiable. De esta manera, se reducirá el estrés y el tiempo de inactividad.

• Si hace falta una fotocopiadora, hay que elegir una que se adapte a la carga de trabajo esperada. The Shed Co recomienda adquirir un equipo de impresión multifuncional para realizar copias en color o blanco y negro, y escanear documentos. Sin embargo, dicho equipo, con una buena carga, robusto y una velocidad adecuada por copia, podría resultar muy costoso. Por ello, es conveniente evaluar las opciones de alquiler de la maquina o renting. Si se alquila una máquina multifuncional, habrá que verificar cuidadosamente si los compromisos de mantenimiento son costosos, además de las cláusulas de compra y los contratos de uso mínimo. Algunos espacios de coworking proporcionan este tipo de equipos dentro de su tarifa.

• Mobiliario de oficina, es recomendable que la compra este asesorada por una empresa especializada en proyectos integrales de oficina, para que nos puedan guiar en la compra y no gastar más de lo que necesitamos ni quedarnos cortos en la compra para satisfacer nuestras necesidades. Por ejemplo, si compramos una silla de oficina de precio barato, puede que el índice de problemas de espalda entre la plantilla sea mayor con las consecuentes bajas laborales, en cambio si adquirimos sillas ergonómicas de oficina, resultan de precio más elevado, pero nos dan una ergonomía perfecta para nuestros empleados.

Este es un pequeño resumen de los ítems que en DesignBcn consideramos más importantes de como montar una oficina. Obviamente hay muchos más a valorar, como la limpieza, los contratos de arrendamiento, la recepción, las amenities, los usos e implantación de un office/cocina, los colores, la temperatura, etc.

La puesta en marcha de una oficina no es una tarea sencilla ya que requiere de mucho tiempo para su planificación. Por ello, es recomendable ponerse en manos de una empresa especializada para ello. En Designbcn encontraras profesionales dedicados íntegramente a tu proyecto de diseño de oficinas. Disponemos de asesores técnicos, proyectistas, decoradores e interioristas que podemos poner a tu servicio para cualquier tipo de proyecto incluso podemos realizar la obra integral consiguiendo los permisos de apertura.

No lo dudes contacta con nosotros para realizar tu proyecto integral de reforma de oficina.