Cuatro nuevos formatos de oficinas para este nuevo año
En este artículo continuaremos viendo las ventajas y las desventajas de cuatro formatos de oficina diferentes.
3. OFICINAS GRUPALES
Se trata de salas con capacidad para 3 a 25 personas que realicen tareas similares. Combinan las ventajas de las individuales y las abiertas, intentando evitar sus inconvenientes. Es un formato que promueve estructuras donde se facilite la comunicación e intercambio de ideas y permite la concentración en las tareas que lo requieran.
VENTAJAS:
- Al igual que en la abierta, se promueven las redes y la comunicación.
- Realizar tareas que requieran concentración también es posible porque existen menos distracciones acústicas y visuales.
DESVENTAJAS:
- Los problemas de ruido de las open space, también existen en las grupales. Por lo tanto, se recomienda dar suficiente sitio a las estaciones individuales y colocar también plafones fonoabsorbentes.
- En muchas ocasiones, será buena idea contar con un sistema de ventilación porque abrir las ventanas no suele proporcionar el clima adecuado. Además, favorecer la circulación de aire que es tan necesaria para evitar contagio del covid19
- Es necesario establecer medidas acústicas especiales para que los empleados no rechacen las oficinas grupales, como ocurre con las abiertas. Aquí es posible crear espacios con techos, alfombras y acústica que absorban el sonido.
- Gracias a su menor profundidad, se podría instalar aire acondicionado por zonas que sea ajustable individualmente y pueda asegurar una ventilación adecuada. Este sistema es más barato que un aire acondicionado y tiene la potencia necesaria para abastecer a un lugar amplio.
4. OFICINAS COMBINADAS
Goza de gran popularidad en Escandinavia y es una respuesta a los problemas presentados, combinando las ventajas individuales de los diferentes tipos de espacios.
Estos formatos cuentan con estancias pequeñas de diferentes tamaños. Su rasgo característico es que, en lugar de utilizar un corredor estrecho convencional, el acceso a las estancias individuales se realiza a través de una zona multifunción. Dicho lugar, según las necesidades de cada profesional, incluiría, por ejemplo, salas de reuniones, espacios grupales y/o una pequeña cocina.
La separación entre las distintas estancias suele estar hecha con mamparas de oficina de cristal lo que proporciona una transparencia adicional.
VENTAJAS:
- Estos lugares son adecuados para actividades que combinen el trabajo orientado a proyectos con el individual. La diferencia principal entre el formato grupal y el combinado es que el primero está diseñado para trabajar, tanto a nivel individual como de equipo, a largo plazo y el segundo se concibe para proyectos más esporádicos. Es un diseño de espacios muy polivalente que permite la restructuración según cada proyecto.
DESVENTAJAS:
- Los empleados no pueden estar en su puesto y en las salas multifunción al mismo tiempo. Esto conlleva costos adicionales ya que, muchas veces, hay partes de la instalación que no se están usando.
- Las paredes de vidrio podrían hacer que las personas se sintieran vigiladas o incluso controladas.
- Las actividades en la zona multifuncional, como, por ejemplo, las reuniones con clientes podrían crear distracciones en aquellas personas que requieran una mayor concentración.
TIPS:
Si se quiere llevar a cabo este modelo, es importante discutir primero con el personal qué áreas (cocina, sala de reuniones, etc..) podrían ser más beneficiosas como sitio multifunción. De esta forma, se favorecerá su aceptación y eficiencia.
5. OFICINAS REVERSIBLES
Se caracteriza por ser flexibles y adecuadas para diferentes usuarios. En la práctica, se podría utilizar como oficina grupal, combinada o individual. Dispone de pocas mamparas de oficna sólidos que son sustituidos por sistemas que delimiten los espacios (mamparas oficina móviles, muebles de oficina con ruedas, taquillas de oficina, etc..) y que se hagan cargo de configurar y reconfigurar las funciones acústicas y la distribución con el mínimo esfuerzo.
VENTAJAS:
- Aporta flexibilidad, por ejemplo, a la hora de hacer frente a la rotación de personal o reorganizar los equipos. Para ello, los muebles de oficina tienen que ser ligeros y móviles y las características estructurales, como las ventanas o el sistema de ventilación, deben adaptarse a estos cambios.
- Los estándares en constante evolución en términos de, por ejemplo, salud y seguridad ocupacional, se podrían integrar sin esfuerzo si se planifican desde el principio. Por ello, el formato reversible es el más prometedor.
DESVENTAJAS:
- Si no se necesita una enorme flexibilidad, es posible que sea preferible un concepto diferente. Los costos de diseño interior reversible, como las paredes livianas, son altos, aunque la inversión se amortiza con varias conversiones.
- Este diseño implica un costo más elevado ya que tanto las mamparas de oficina móviles como el mobiliario de oficina que permita tanta movilidad son de precio más elevado.
6. ESCRITORIO Y ESPACIOS DE TRABAJO CON MESA CALIENTE
La práctica muestra que la mayoría de los escritorios no se usan continuamente. Algunos empleados solo van a la empresa de manera irregular, bien porque trabajan a tiempo parcial o lo hacen en Home office, por lo que no necesitan un puesto asignado.
VENTAJAS:
- Compartir escritorio requiere menos sitio para los empleados. Esto se traduce en una reducción de costes a largo plazo en calefacción, alquiler y muebles de oficina, sillas ergonómicas entre otros.
- Las instalaciones de desk sharing podrían albergar hasta un 20% más de empleados en el mismo sitio que una convencional.
DESVENTAJAS:
- Los espacios con escritorios compartidos exigen una política de escritorio limpio. Es decir, que todo el personal ordene su puesto y coloque, al final de la jornada, sus documentos personales en Taquillas de oficina con cerradura, hoy en día estas taquillas pueden llevar cerraduras electrónicas o de combinación para facilitar al usuario su apertura.
- Para que la búsqueda de un escritorio libre no sea demasiado complicada es necesario considerar un procedimiento de rotación y ofrecer alternativas cuando se ocupen todos los escritorios. Por ejemplo, se podría habilitar una sala de reuniones para acoger a los usuarios que no encuentren sitio.
- Es necesario tener una aplicación donde ver y poder reservar los puestos de trabajo libres en cada momento.
En el próximo y último artículo veremos todo aquello que debe contener el interior de tu oficina.