Basándonos en los 20 años de experiencia diseñando y equipando oficinas, os damos todas las claves para configurar el lugar de trabajo, según las características de cada actividad, con los equipos y mobiliario de oficina indispensables.
Antes de realizar el proyecto de distribución de los espacios, del mobiliario de oficinas es necesario estudiar las estructuras internas de la empresa y consultar con los empleados y a la dirección cual son sus necesidades, tanto a nivel personal como de colectivo. Además, la planificación espacial conlleva un análisis de las tareas y de su importancia para los objetivos de la compañía, así como el análisis de la situación externa a la empresa y como pueda afectar a ella, como la pandemia que estamos viviendo ahora con el covid19.
Opciones de diseño
El diseño ha cambiado mucho a lo largo del tiempo. Hoy en día, las estructuras deben promover la cooperación y la comunicación, pero a la vez salvaguardar la seguridad de los trabajadores al posible contagio del covid19 y a futuras enfermedades, por eso es importante que tanto el diseño como la distribución de los puestos de trabajo guarde el equilibrio perfecto entre: cooperación, seguridad, polivalencia y por supuesto estética.
El intercambio de conocimiento es cada vez más importante. Por lo tanto, las estructuras deben ser más cambiantes y adaptarse a la forma de trabajar de las empresas, orientándose más a proyectos. Las instalaciones alternativas y los nuevos conceptos de arquitectura, color y diseño han llegado para satisfacer esta demanda, en sustitución de los sistemas tradicionales.
Otro aspecto que influye en el diseño ha sido la irrupción de la tecnología (y del COVID-19) que ha impulsado el teletrabajo. Hoy en día, no todos los empleados pasan cinco días a la semana en su escritorio ya que muchos realizan Home Office, lo que se traduce en lugares vacantes que generan costos fácilmente evitables. Una posible solución sería el uso compartido de escritorios, lo que se conoce como cama caliente en el argot náutico, pues en la oficina se trata de que nadie tiene asignado una mesa de oficina ni una silla de oficina, sino que cada trabajador puede sentarse en el puesto de trabajo que más le convenga, en función del trabajo que realizar o del compañero con el que tenga que trabajar. Para realizare este tipo de forma de trabajar la única exigencia es que todo el mobiliario de oficina sea lo más regulable y polivalente posible, para que se puede adaptar los diferentes usuarios que pueden utilizarlo, por ejemplo, la silla de oficina tiene que ser ergonómica 100% para que se pueda adaptar a la peculiaridad de cada usuario.
Existen diferentes formatos de oficinas.
1. OFICINAS INDIVIDUALES
Es probable que sea el formato más clásico. Tuvo vigencia durante el siglo pasado y parte de la primera década del siglo XXI. En su mayoría, se trata de espacios pensados para uno o dos empleados. Las áreas se dividen de manera que los puestos se ubiquen a lo largo de pasillos centrales y estrechos para no desperdiciar espacio. Este tipo de distribuciones a día de hoy esta obsoleta, ya que la mayoría de los trabajos se realizan de forma colaborativa, aunque siguen existiendo trabajos individualizados que necesitan este tipo de distribuciones.
VENTAJAS:
- Permite trabajar sin interrupciones.
- La decoración podría diseñarse de acuerdo con los deseos individuales de cada trabajador y, por lo tanto, promueve el bienestar.
- El puesto individual ofrece toda la tranquilidad necesaria para realizar tareas en las que se requiera una gran capacidad de concentración.
DESVENTAJAS:
- Consumen muchísimo espacio y, por lo tanto, suponen mayores costes de mantenimiento y en las circunstancias actuales de teletrabajo se desaprovechan los espacios y los costes se disparan, con lo que la rentabilidad del precio del m2 se incrementa.
- El tamaño es un problema. Fueron construidas en la era anterior a las nuevas tecnologías, por lo que no suelen ofrecer suficiente sitio para las tecnologías de información y comunicación actuales. El resultado es un lugar estrecho con poco sitio para la libre circulación, con lo que se hace difícil implantar el distanciamiento social para evitar y prevenir los contagios.
- La comunicación debe ser laboriosamente organizada. El trabajo entre equipos o proyectos es muy complicado porque las personas están separadas, con lo que o se dispone de sala para las reuniones de proyecto o el trabajo en equipo se hace imposible.
- En tiempos de estructuras corporativas cambiantes, las instalaciones de tamaño fijo ofrecen poca flexibilidad.
- Suelen tener pasillos largos y oscuros contradiciendo la necesidad de transparencia que requieren los empleados.
2. OFICINAS ABIERTAS (OPEN SPACES)
Ofrece una respuesta mejor a los problemas que plantean las individuales. Sus estructuras son abiertas, transparentes y democratizan los procesos.
No existe una definición “oficial” de oficina abierta. Normalmente, suele ser una habitación en la que trabajan al menos 10 personas sin estar separadas por paredes fijas. Además de los lugares comunes, disponen de salas de reuniones, áreas de relax o puestos individuales para tareas que requieran mayor concentración. Quizás esta forma de realizar la distribución en la oficina se realizaba casi al 80% antes de la pandemia ya que se puso muy de moda entre la empresa de Barcelona.
VENTAJAS:
- Las paredes desaparecen de las habitaciones y de las mentes de los empleados, lo que promueve la organización en equipo. Todos forman un equipo y desaparecen las jerarquías, integrando a los jefes dentro del equipo de trabajo y con mayor acceso a sus empleados.
- La idea es que los procesos internos sean más eficientes y que los departamentos que trabajan en estrecha colaboración se agrupen. El trabajo en equipo es mucho más dinámico y fluido.
- El intercambio de conocimientos e ideas podría ocasionar debates informales y crear un ambiente más agradable. Para ello se tendrá que disponer de zona con muebles de diseño más Home Design, que nos aporte un toque informal y facilite esta lluvia de ideas.
- Las estructuras flexibles permiten reacciones rápidas a los cambios de personal, como la integración exitosa de nuevos empleados.
- En espacios abiertos, la planificación de las tareas se organiza sin casi tener en cuenta las restricciones arquitectónicas.
DESVENTAJAS:
- Es un entorno más ruidoso que el de las oficinas individuales, lo que socava la concentración. El profesional se ve afectado, tanto por las conversaciones telefónicas como por las idas y venidas de sus compañeros. Por eso sería interesante colocar elementos fonoabsorbentes
- No todo el mundo tiene sitio para sentarse al lado de la ventana en habitaciones grandes, lo que hace que la iluminación artificial sea necesaria.
- La arquitectura de estas instalaciones hace que los costes de uso aumenten debido a su enorme profundidad.
- Las necesidades individuales de iluminación o condiciones climáticas no se pueden respetar tan fácilmente en este tipo de formatos.
TIPS:
No todo el mundo se siente cómodo al renunciar a su despacho individual a favor de un lugar abierto. Por lo tanto, es mejor involucrar a todos los empleados en su proceso de creación, elección de colores y decoración.
En el próximo artículo expondremos otros cuatro formatos de oficina y todo aquello que se necesita en su interior.