oficina y casa la suma perfecta
Ahora que el teletrabajo se ha impuesto por causa de fuerza mayor, el nuevo reto será volver a las empresas. De un día para otro, cientos de organizaciones y empresas adaptaron sus dinámicas al trabajo en remoto, muchos trabajadores a equipado con mobiliario de oficina zonas de su casa para convertirlo en su despacho, ya que a medida que avanzaban los días se ha dado cuenta que este tipo de trabajo había llegado para quedarse un buen tiempo e incluso de manera definitiva compartiéndolo con el trabajo en oficina, de manera que el reto ahora es volver a la oficina yadaptarse cuanto antes a la nueva normalidad, porque nada será como fue. Por eso, propietarios e inquilinos trabajan a marchas forzadas para definir el regreso sin referencias de las viejas rutinas, creando nuevos espacios más polivalentes con mobiliario de colectividades, zonas de trabajo con mesas de oficina “hot desk”, es decir que se utilizan por días y por distintos usuarios, por eso tanto el mobiliario de oficina como la sillería de oficina tienen que ser con materiales que resistan el desinfectado con productos hidroalcohólicos. Se evitará introducir en la medida de los posibles elementos externos mediante la incorporación de taquillas de oficina en la entrada, que permitirán dejar los objetos personales antes de entrar en la oficina e incluso disponer de calzado exclusivo para entrar en la oficina, también se incorporaran tanto expendedores de hidrogel para manos, como líquido desinfectante tanto para suelas de zapatos como para cualquier elemento que necesitemos introducir en nuestro puesto de trabajo.
Sin darnos cuenta, las semanas de confinamiento se han convertido en la mayor experiencia de laboratorio imaginable. Como explicaba Ángel Serrano, responsable de desarrollo de negocio de Savills Aguirre Newman, en un reciente webinar, el confinamiento se ha convertido en un "dinamizador de tendencias", con la digitalización de la economía como marco y el trabajador 'liquido' como sujeto del trabajo en remoto. El futuro ya es presente.
Aunque de manera intuitiva se pueda pensar que ya no se necesitarán tantos metros cuadrados por el impacto del teletrabajo, la realidad a corto plazo no parece esa, ya que se dotará de mayor espacio interpersonal para garantizar la seguridad de cada usuario. La mayor amenaza para la ocupación de oficinas será, en realidad, la actividad económica. A partir de esa premisa, la vuelta al lugar de trabajo físico girará en torno a un eje principal: la seguridad sanitaria, dotando a cada puesto por ejemplo de mamparas de oficina de metacrilato para garantizar la distancia entre trabajadores. Este es ahora el nuevo paradigma que condicionará el uso de todos los espacios.
Por lo tanto, esa reasignación implicará menos densidad de trabajador por metro cuadrado. Como explican Bernardo Sesma y Rubén Carreño, responsables de Workplace en la consultora CBRE, "el número de puestos puede reducirse entre un 30-50%". Para evitar entornos estresados y cumplir con las recomendaciones o futuras normas sanitarias habrá que "ajustar los aforos, aplicar medidas de desinfección e incorporar nuevos hábitos de higiene".
Esta nueva normalidad será restrictiva en comparación con la vida anterior y por ello está cambiando la gestión de las organizaciones. Carreño y Sesma, que trabajan con referencias de sus compañeros asiáticos de la firma, tienen claro que espacios como los 'office' y comedores estarán cerrados o tendrán un uso limitado, con material de un solo uso, las salidas de la oficina (fumar) estarán restringidas y se fomentará la jornada continua.
Todo pasa por adaptar los espacios a la menor densidad de empleado por metro cuadrado o cuando no sea posible poner lo medios necesarios para garantizar la distancia entre trabajadores.
Hasta que haya vacuna, todo pasa por convertir la oficina en un entorno seguro para el empleado. "La respuesta ahora es sanitaria", responde Rafael de Ramón, consejero delegado de Utópicus, la división de alquiler flexible de Colonial, y una prueba de ello, en su caso, es la creación de la figura del "Health Manager". A partir de ahí, todo pasa por adaptar los espacios a la menor densidad de empleado por metro cuadrado y a la mayor rotación entre teletrabajo y oficina, por supuesto potenciando la comodidad del teletrabajo disponiendo de una zona equipada en casa para ello, con sillería ergonómica de oficina, mesa de oficina que nos permita trabajar correctamente etc.
Además, para las primeras semanas, habrá que pensar en un regreso gradual. Para esta fase de transición, la prioridad será evitar riesgos, por lo que se tendrá en cuenta la trazabilidad desde casa al lugar de trabajo (penalizará el uso de transporte público), los espacios compartidos ('hot desking') pasarán a ser puestos fijos y las salas de reuniones tendrán un uso más limitado. Primarán tres máximas: distanciamiento, higiene y desinfección.
A medio plazo, las tecnologías pueden jugar un rol decisivo en esta nueva etapa. Carlos Aguayo, consejero delegado Intelsynet, consultora estratégica, apunta a soluciones 'contactless', como el reconocimiento facial, que eviten el contacto físico en zonas de uso común (ascensores, puertas de acceso, aseos, taquillas de oficina…), y biométricas, para monitorizar la ocupación de los espacios, siempre ofreciendo garantías de prevención, eficiencia y 'compliance'.
Todos estos cambios podrían desembocar en algún certificado para los edificios de oficinas en clave sanitaria, como ya hacen los sellos LEED/BREEAM y Well para referirse a la eficiencia energética y al bienestar. Y aunque, de entrada, todas estas medidas implican costes para los propietarios, como apuntan desde CBRE, también es cierto que los inmuebles con estas características tienen mayor valor, pues contribuyen a conseguir mejores rentas.
Pese a la transformación inicial de las oficinas, esta situación sobrevenida ha demostrado algunas cosas buenas. Como recuerdan desde Utópicus, la cultura de las oficinas sin papel y sin puesto fijo ha hecho más fácil la desconexión a las organizaciones, aunque esta adopción del teletrabajo no quite sentido a la oficina, donde es probable que el trabajo individual desaparezca, para desarrollarse más un uso "como lugar de conexiones enriquecedoras".